optie nieuwe folder niet beschikbaar in SharePoint documentenbibliotheek

SharePoint moedigt het gebruik van folders niet aan. Reden is de filosofie achter SharePoint : plaats alle documenten in een bibliotheek. Via je eigen tags moet je dan je eigen structuur bepalen in plaats van dat een enkele gebruiker via folders zijn structuur oplegt en de rest maar moet volgen.

Maar SharePoint verbiedt het gebruik van folders evenmin. Hoe kan je ervoor zorgen dat de optie “nieuwe folder” actief is ?

sp2010Map01

In eerste instantie moet je kijken naar de bibliotheekinstellingen – geavanceerde instellingen. Hier moet je aangeven dat de opdracht nieuwe map beschikbaar moet zijn.

sp2010Map02In sommige gevallen is daarna de optie “nieuwe map” nog uitgegrijsd. En hier dacht ik aan een tip van Filip Van Goethem : als de bibliotheekinstellingen aangeven dat de nieuwe map beschikbaar moet zijn, maar de knop “nieuwe map” is nog uitgereisd, dan moet je de weergave of view eens nakijken.

sp2010Map03

In de weergave moet je aanduiden dat je de items binnen de mappen wilt weergeven. Als de instellingen aangeven dat alle items zonder mappen worden weergegeven, dan blijft de optie “nieuwe map” uitgegrijsd.

sp2010Map04

Daarna is de knop “nieuwe map” wel beschikbaar !

sp2010Map05

Advertenties

SharePoint online – gedaan met tags !

In een vorige versie van SharePoint (2010) had ik graag met Tags leren werken. Jammer genoeg gebruikten we toen de SharePoint site in samenwerking met een ander bedrijf. En die stonden tags niet toe. Nu ik met een SharePoint online site aan de slag kan. had ik graag tags willen gebruiken. Maar het viel me op dat de knop voor tags was uitgegrijsd. Ik krijg ook steevast de melding dat deze functionaliteit niet beschikbaar is. Verkeerde instelling op bibliotheek niveau… Of is er meer aan de hand ?

Tags zijn uitgegrijsd

Tags zijn uitgegrijsd

En dat laatste blijkt nu het geval. Microsoft vond dat de mogelijkheid tot tags te weinig gebruikt werden en heeft deze optie uitgeschakeld. Yammer wordt voorgesteld als opvolger. Maar gezien ik Yammer niet ken, heb ik echt geen idee op welke manier dit tags kan vervangen.

Je kan meer nalezen over tags op http://brainlitter.com/2014/11/10/sharepoint-online-say-buh-bye-to-tags-and-notes/

Overigens zijn er nog meer zaken die verdwijnen, zoals “My Tasks”, de mogelijkheid om al je taken van alle SharePoint sites op een plek te bekijken. Je leest er meer over op deze webpagina : http://absolute-sharepoint.com/2014/09/microsoft-killing-features-office-365-sharepoint-online.html

De optie “nieuwe map” is niet beschikbaar ?

Voor een bepaalde documentenbibliotheek zou de optie Nieuwe map moeten beschikbaar zijn.

nieuwemap01

Nochtans is de optie aangevinkt onder bibliotheekinstellingen – geavanceerde instellingen.

nieuwemap02

Dit heeft echter te maken met de instellingen van de weergave in de documentenbibliotheek. Ik moet daarom de weergave aanpassen.

nieuwemap03

Ik wijzig de optie bij weergave mappen

nieuwemap04

En daarna is de optie wel beschikbaar !

nieuwemap05

Filteren op document-ID in SharePoint 2013

In de onderstaande documentenbibliotheek is een document ID beschikbaar. Maar er kan niet op gefilterd worden. Onder “gewijzigd” kan je wel filteren zoals je hieronder kan zien.

DocID01

Als ik de kolommen bekijk van deze bibliotheek, vind ik document-ID niet terug.

DocID02

In de weergave vind ik document-ID dan weer wel terug.
DocID03

De activering van de document-ID is te vinden onder siteinstellingen – beheer van de siteverzameling. Daar vind ik de onderdelen van de siteverzameling.

DocID06DocID05

Je kan werken met document-id als de betreffende service actief is, zoals hieronder is aangegeven.

DocID06

Maar blijkbaar klopt het dat je niet kan filteren op een document-ID. ZO staat het toch beschreven op: http://sharepoint-tutorial.net/post/2011/07/27/sharepoint-template-document-center.aspxDocID08

Niettemin is er toch een eenvoudige oplossing : ik maak een extra kolom en kopieer hierin de waarde van document-ID. Deze kolom (DID) definieer ik als een tekstregel die de waarde van de document-ID bevat.

DocID09

Ik selecteer nu de kolom DID en kies voor “filterkeuzen weergeven”.

DocID12

In eerste instantie zie ik in de selectielijst de waarde (Alles).

DocID13

Maar in deze selectielijst kan ik nu een bepaalde document-ID selecteren om het bijbehorende document te zien in de gefilterde weergave. Strikt genomen gaat het hier niet om het document-ID, maar om een kopie ervan in een tekstlijn. Maar voor de gebruiker maakt dit niet uit gezien er nu wel gefilterd kan worden op de document-ID.

DocID14