SharePoint moedigt het gebruik van folders niet aan. Reden is de filosofie achter SharePoint : plaats alle documenten in een bibliotheek. Via je eigen tags moet je dan je eigen structuur bepalen in plaats van dat een enkele gebruiker via folders zijn structuur oplegt en de rest maar moet volgen.

Maar SharePoint verbiedt het gebruik van folders evenmin. Hoe kan je ervoor zorgen dat de optie “nieuwe folder” actief is ?

In eerste instantie moet je kijken naar de bibliotheekinstellingen – geavanceerde instellingen. Hier moet je aangeven dat de opdracht nieuwe map beschikbaar moet zijn.

In sommige gevallen is daarna de optie “nieuwe map” nog uitgegrijsd. En hier dacht ik aan een tip van Filip Van Goethem : als de bibliotheekinstellingen aangeven dat de nieuwe map beschikbaar moet zijn, maar de knop “nieuwe map” is nog uitgereisd, dan moet je de weergave of view eens nakijken.

In de weergave moet je aanduiden dat je de items binnen de mappen wilt weergeven. Als de instellingen aangeven dat alle items zonder mappen worden weergegeven, dan blijft de optie “nieuwe map” uitgegrijsd.

Daarna is de knop “nieuwe map” wel beschikbaar !

Voor een bepaalde documentenbibliotheek zou de optie Nieuwe map moeten beschikbaar zijn.

Nochtans is de optie aangevinkt onder bibliotheekinstellingen – geavanceerde instellingen.

Dit heeft echter te maken met de instellingen van de weergave in de documentenbibliotheek. Ik moet daarom de weergave aanpassen.

Ik wijzig de optie bij weergave mappen

En daarna is de optie wel beschikbaar !

In de onderstaande documentenbibliotheek is een document ID beschikbaar. Maar er kan niet op gefilterd worden. Onder “gewijzigd” kan je wel filteren zoals je hieronder kan zien.

Als ik de kolommen bekijk van deze bibliotheek, vind ik document-ID niet terug.

In de weergave vind ik document-ID dan weer wel terug.

De activering van de document-ID is te vinden onder siteinstellingen – beheer van de siteverzameling. Daar vind ik de onderdelen van de siteverzameling.

Je kan werken met document-id als de betreffende service actief is, zoals hieronder is aangegeven.

Maar blijkbaar klopt het dat je niet kan filteren op een document-ID. ZO staat het toch beschreven op: http://sharepoint-tutorial.net/post/2011/07/27/sharepoint-template-document-center.aspx

Niettemin is er toch een eenvoudige oplossing : ik maak een extra kolom en kopieer hierin de waarde van document-ID. Deze kolom (DID) definieer ik als een tekstregel die de waarde van de document-ID bevat.

Ik selecteer nu de kolom DID en kies voor “filterkeuzen weergeven”.

In eerste instantie zie ik in de selectielijst de waarde (Alles).

Maar in deze selectielijst kan ik nu een bepaalde document-ID selecteren om het bijbehorende document te zien in de gefilterde weergave. Strikt genomen gaat het hier niet om het document-ID, maar om een kopie ervan in een tekstlijn. Maar voor de gebruiker maakt dit niet uit gezien er nu wel gefilterd kan worden op de document-ID.