optie nieuwe folder niet beschikbaar in SharePoint documentenbibliotheek

SharePoint moedigt het gebruik van folders niet aan. Reden is de filosofie achter SharePoint : plaats alle documenten in een bibliotheek. Via je eigen tags moet je dan je eigen structuur bepalen in plaats van dat een enkele gebruiker via folders zijn structuur oplegt en de rest maar moet volgen.

Maar SharePoint verbiedt het gebruik van folders evenmin. Hoe kan je ervoor zorgen dat de optie “nieuwe folder” actief is ?

sp2010Map01

In eerste instantie moet je kijken naar de bibliotheekinstellingen – geavanceerde instellingen. Hier moet je aangeven dat de opdracht nieuwe map beschikbaar moet zijn.

sp2010Map02In sommige gevallen is daarna de optie “nieuwe map” nog uitgegrijsd. En hier dacht ik aan een tip van Filip Van Goethem : als de bibliotheekinstellingen aangeven dat de nieuwe map beschikbaar moet zijn, maar de knop “nieuwe map” is nog uitgereisd, dan moet je de weergave of view eens nakijken.

sp2010Map03

In de weergave moet je aanduiden dat je de items binnen de mappen wilt weergeven. Als de instellingen aangeven dat alle items zonder mappen worden weergegeven, dan blijft de optie “nieuwe map” uitgegrijsd.

sp2010Map04

Daarna is de knop “nieuwe map” wel beschikbaar !

sp2010Map05

Advertenties

overstap van SharePoint Workspace naar OneDrive for Business

Bij de overstap van SharePoint 2010 naar SharePoint 2013, moesten we ook de volgende stap zetten. SharePoint2010 verwees naar SharePoint Workspace, SharePoint 2013 is gekoppeld met OneDrive for Business. En dus besloot ik SharePoint Workspace te verwijderen van mijn laptop en dan OneDrive for Business te installeren. Maar dat leverde een reeks van problemen op, waarvan ik de oplossingen hieronder overloop.

1) Probleem bij opstart van Excel

Ik krijg een foutmelding als ik een Excel bestand opendoe vanop de harde schijf.

OfB01

De debugger brengt me naar volgende scherm

OfB02

De oplossing hier staat beschreven op onderstaande pagina :

https://support.office.com/nl-nl/article/Office-programmas-herstellen-7821d4b6-7c1d-4205-aa0e-a6b40c5bb88b?ui=nl-NL&rs=nl-NL&ad=NL&fromAR=1

Start – Control Panel

OfB03

Opmerking : gezien de installatie op mijn laptop, kan ik Excel of Word niet apart herstellen. Tip van Bram : neem de Office Professional Plus 2010 als je Excel wil herstellen.

OfB04

OfB05

Via het herstellen van Office 2015 kon ik Excel weer opstarten zonder foutmeldingen en opstarten van debugger.

2) Probleem bij openen van Excel of Word documenten vanuit een SharePoint documentenbibliotheek

De optie “nieuwe map” is niet beschikbaar ?

Voor een bepaalde documentenbibliotheek zou de optie Nieuwe map moeten beschikbaar zijn.

nieuwemap01

Nochtans is de optie aangevinkt onder bibliotheekinstellingen – geavanceerde instellingen.

nieuwemap02

Dit heeft echter te maken met de instellingen van de weergave in de documentenbibliotheek. Ik moet daarom de weergave aanpassen.

nieuwemap03

Ik wijzig de optie bij weergave mappen

nieuwemap04

En daarna is de optie wel beschikbaar !

nieuwemap05

Aanmelden als een andere gebruiker in SP2010 en SP2013

Het kan handig zijn om als een andere gebruiker aan te melden op SharePoint om te testen of alles wel voor iedereen zichtbaar is (of net niet). Op kantoor gebruik ik daarvoor een testprofiel. Maar jammer genoeg is dat in SharePoint 2013 niet meer zo eenvoudig.

In SharePoint 2010 was de optie “aanmelden als andere gebruiker” nog voorhanden in het snelmenu onder mijn gebruikersnaam.

aanmelden01

Jammer genoeg is die optie niet meer aanwezig in SharePoint 2013.

aanmelden02

Gelukkig is het toch nog mogelijk. De oplossing vond ik op deze site : http://www.martijnjuurlink.nl/2014/07/aanmelden-als-een-andere-gebruiker.html

De oplossing bestaat erin om op de URL van je intranet (vb. intranet.onsbedrijf.be) te laten volgen door /_layouts/15/closeConnection.aspx?loginasanotheruser=true

snel bestanden migreren van SP2010 naar SP2013

Stel dat je een migratie moet doen van bestanden uit een SharePoint 2010 omgeving naar een SharePoint online site. Er zijn ongetwijfeld tools die dat werk uit je handen nemen. Wie niet beschikt over zo’n tool, kan zich wenden tot Windows Explorer.

Ga naar de betreffende documentenbibliotheek en klik op tabblad “bibliotheek”.

bestandmigratie01

Hier zie je de optie om de bibliotheek te openen met Windows Explorer.

bestandmigratie02

bestandmigratie03

Je kan nu een 2e sessie in Windows Explorer openen. Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van Windows Explorer in de taakbalk en selecteer Windows Explorer.

bestandmigratie04

Met die 2 vensters van Windows Explorer kan je nu bestanden van het ene venster naar het andere kopiëren.

bestandmigratie05

Voor bibliotheken met afbeeldingen kan je dat ook. Al staat het pictogram voor “openen met Windows Explorer” hier op een andere plaats.

bestandmigratie06

migratie van kalender van SP2010 naar SharePoint online (1)

De eenvoudigste manier om een kalender te migreren is gebruik te maken van Excel als tussenstap. Ik start op de agenda in SharePoint 2010, kies voor weergave “alle gebeurtenissen” zodat ik nu niet meer een maand- of weekoverzicht krijg maar een lijst van taken. Op het tabblad “Lijst” zie ik “Exporteren naar Excel”.

kalendermigratie001

Dit exporteren bezorgt me een Excel werkblad met de gegevens die in de agenda vermeld staan. Ik kan deze elementen kopiëren. Let wel : je klan niet alle kolommen kopiëren omdat een aantal kolommen extra informatie vermelden in Excel die je in de SharePoint lijst niet ziet (zoals de kolommen “Itemtype” en “pad”). Je kopieert enkel de kolommen die je ook in de SharePointlijst ziet.

kalendermigratie002

Op SharePoint online heb ik eveneens een agenda geopend in de weergave “alle gebeurtrnissen.  Ik kies nu voor “snel bewerken” of voor “deze lijst bewerken”. Daarmee krijg ik een tabelzicht van de agenda op SharePoint online die ik kan bewerken.

kalendermigratie002B

Nu kan ik de gekopieerde agendaitems uit SharePoint 2010 hierin plakken. Hoe groter de lijst, hoe meer tijd dit vraagt, natuurlijk.

kalendermigratie003

Aanloggen als een andere gebruiker in SharePoint 2013

In SharePoint 2010 had je nog de mogelijkheid om via het snelmenu gekoppeld aan je gebruikersnaam aan te loggen onder een andere gebruikersnaam. Dit was bijzonder handig als je wil testen of een andere gebruiker een bepaald bestand kan raadplegen, of net niet afhankelijk van de autorisaties die je had ingesteld.

aanloggen als andere gebruiker in SP2010

aanloggen als andere gebruiker in SP2010

In SharePoint 2013 is die mogelijkheid er echter niet meer. En toch kan je nog aanloggen in de SharePoint 2013 omgeving als een andere gebruiker.

snelmenu van gebruikersprofiel in SP2013

snelmenu van gebruikersprofiel in SP2013

De oplossing is om achter de site URL het volgende te plakken
/_layouts/15/closeConnection.aspx?loginasanotheruser=true

Met dank aan dit artikel waar ik de mosterd vandaan haalde 🙂
http://www.martijnjuurlink.nl/2014/07/aanmelden-als-een-andere-gebruiker.html