Google Chrome en SharePoint

Ik heb het al vaker gezegd tegen collega’s : voor SharePoint kan je best Internet Explorer gebruiken. Want het is niet echt een goeie combinatie, Google Chrome en SharePoint. Zeker niet als je documenten wil in- en uitchecken. Maar blijkbaar zijn er nog extensies te vinden die deze problemen (alle problemen ?) oplossen. Je kan die vinden op deze webpagina : https://chrome.google.com/webstore/search/sharepoint

googleSP01

Als je later wil opzoeken welke Google Chrome extensies je hebt, kan je dit doen via de instellingen.

googleSP02

Hier kies je dan voor Extensies

googleSP03

Advertenties

Aanmelden als een andere gebruiker in SP2010 en SP2013

Het kan handig zijn om als een andere gebruiker aan te melden op SharePoint om te testen of alles wel voor iedereen zichtbaar is (of net niet). Op kantoor gebruik ik daarvoor een testprofiel. Maar jammer genoeg is dat in SharePoint 2013 niet meer zo eenvoudig.

In SharePoint 2010 was de optie “aanmelden als andere gebruiker” nog voorhanden in het snelmenu onder mijn gebruikersnaam.

aanmelden01

Jammer genoeg is die optie niet meer aanwezig in SharePoint 2013.

aanmelden02

Gelukkig is het toch nog mogelijk. De oplossing vond ik op deze site : http://www.martijnjuurlink.nl/2014/07/aanmelden-als-een-andere-gebruiker.html

De oplossing bestaat erin om op de URL van je intranet (vb. intranet.onsbedrijf.be) te laten volgen door /_layouts/15/closeConnection.aspx?loginasanotheruser=true

werken met trefwoorden voor afbeeldingen

Stel dat je een afbeeldingenbibliotheek hebt met een hele reeks cartoons (bijvoorbeeld van Dirkjan). Nu zou het handig zijn als ik via een trefwoord snel cartoons kan zoeken die geschikt zijn in een bepaalde context.

afbeeldingen01

 

Via het tabblad “bibliotheek” kijk in de bibliotheekinstellingen na.

afbeeldingen02

afbeeldingen03

 

Onder kolommen staat “trefwoorden”. Indien het er niet had gestaan, had ik de kolom nog kunnen  toevoegen vanuit bestaande sitekolommen.

afbeeldingen04

Ik wijzig de weergave in “alle afbeeldingen”.

afbeeldingen05

Vervolgens selecteer ik (onder tabblad “bibliotheek”) het commando “snel bewerken”. Daarmee kan ik zeer snel trefwoorden en andere gegevens van de afbeeldingen invullen of wijzigen.

afbeeldingen07

 

Als ik zoek op overval, vind ik enkel bestanden die in hun naam het woord “overval” bevatten.

afbeeldingen08

Zoek ik echter op “keywords:overval”, dan vind ik meer bestanden.

afbeeldingen09

Filteren op document-ID in SharePoint 2013

In de onderstaande documentenbibliotheek is een document ID beschikbaar. Maar er kan niet op gefilterd worden. Onder “gewijzigd” kan je wel filteren zoals je hieronder kan zien.

DocID01

Als ik de kolommen bekijk van deze bibliotheek, vind ik document-ID niet terug.

DocID02

In de weergave vind ik document-ID dan weer wel terug.
DocID03

De activering van de document-ID is te vinden onder siteinstellingen – beheer van de siteverzameling. Daar vind ik de onderdelen van de siteverzameling.

DocID06DocID05

Je kan werken met document-id als de betreffende service actief is, zoals hieronder is aangegeven.

DocID06

Maar blijkbaar klopt het dat je niet kan filteren op een document-ID. ZO staat het toch beschreven op: http://sharepoint-tutorial.net/post/2011/07/27/sharepoint-template-document-center.aspxDocID08

Niettemin is er toch een eenvoudige oplossing : ik maak een extra kolom en kopieer hierin de waarde van document-ID. Deze kolom (DID) definieer ik als een tekstregel die de waarde van de document-ID bevat.

DocID09

Ik selecteer nu de kolom DID en kies voor “filterkeuzen weergeven”.

DocID12

In eerste instantie zie ik in de selectielijst de waarde (Alles).

DocID13

Maar in deze selectielijst kan ik nu een bepaalde document-ID selecteren om het bijbehorende document te zien in de gefilterde weergave. Strikt genomen gaat het hier niet om het document-ID, maar om een kopie ervan in een tekstlijn. Maar voor de gebruiker maakt dit niet uit gezien er nu wel gefilterd kan worden op de document-ID.

DocID14

snel bestanden migreren van SP2010 naar SP2013

Stel dat je een migratie moet doen van bestanden uit een SharePoint 2010 omgeving naar een SharePoint online site. Er zijn ongetwijfeld tools die dat werk uit je handen nemen. Wie niet beschikt over zo’n tool, kan zich wenden tot Windows Explorer.

Ga naar de betreffende documentenbibliotheek en klik op tabblad “bibliotheek”.

bestandmigratie01

Hier zie je de optie om de bibliotheek te openen met Windows Explorer.

bestandmigratie02

bestandmigratie03

Je kan nu een 2e sessie in Windows Explorer openen. Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van Windows Explorer in de taakbalk en selecteer Windows Explorer.

bestandmigratie04

Met die 2 vensters van Windows Explorer kan je nu bestanden van het ene venster naar het andere kopiëren.

bestandmigratie05

Voor bibliotheken met afbeeldingen kan je dat ook. Al staat het pictogram voor “openen met Windows Explorer” hier op een andere plaats.

bestandmigratie06

migratie van kalender van SP2010 naar SharePoint online (1)

De eenvoudigste manier om een kalender te migreren is gebruik te maken van Excel als tussenstap. Ik start op de agenda in SharePoint 2010, kies voor weergave “alle gebeurtenissen” zodat ik nu niet meer een maand- of weekoverzicht krijg maar een lijst van taken. Op het tabblad “Lijst” zie ik “Exporteren naar Excel”.

kalendermigratie001

Dit exporteren bezorgt me een Excel werkblad met de gegevens die in de agenda vermeld staan. Ik kan deze elementen kopiëren. Let wel : je klan niet alle kolommen kopiëren omdat een aantal kolommen extra informatie vermelden in Excel die je in de SharePoint lijst niet ziet (zoals de kolommen “Itemtype” en “pad”). Je kopieert enkel de kolommen die je ook in de SharePointlijst ziet.

kalendermigratie002

Op SharePoint online heb ik eveneens een agenda geopend in de weergave “alle gebeurtrnissen.  Ik kies nu voor “snel bewerken” of voor “deze lijst bewerken”. Daarmee krijg ik een tabelzicht van de agenda op SharePoint online die ik kan bewerken.

kalendermigratie002B

Nu kan ik de gekopieerde agendaitems uit SharePoint 2010 hierin plakken. Hoe groter de lijst, hoe meer tijd dit vraagt, natuurlijk.

kalendermigratie003

Werken met OneDrive

Nu we een nieuw intranet hebben, komen er natuurlijk vragen bij. ZO is er de vraag of het mogelijk is dat er ergens een folder is waar de gebruiker documenten kan beheren en die automatisch gesynchroniseerd wordt met SharePoint.

OneDriveDat lijkt me een ideale opdracht voor OneDrive. Onderstaande video geeft alvast een eerste inzicht in de mogelijkheden.

Video get to know OneDrive for Business

Wie meer behoefte heeft aan tekst, kan alvast hier terecht

http://efficiency365.wordpress.com/2014/04/02/4-methods-of-using-onedrive-for-business-effectively/