Hoe kan ik een verzonden e-mail herroepen ?

Het kan wel eens voorvallen dat je een e-mail net iets te snel hebt verstuurd. Indien de ontvanger de e-mail nog niet gelezen heeft, kan je proberen deze e-mail te herroepen. Als dat lukt, is het alsof de e-mail nooit verstuurd is. Let wel : onderstaande werkwijze is niet 100% gegarandeerd. Meer informatie vind je terug op  https://support.office.microsoft.com/nl-nl/article/Bericht-intrekken-of-vervangen-nadat-het-is-verzonden-35027f88-d655-4554-b4f8-6c0729a723a0?CorrelationId=367df449-37b2-4ead-900e-1dcef008d973&ui=nl-NL&rs=nl-NL&ad=NL

Selecteer het bericht dat je wilt intrekken en open het. Klik op ActionsRecall this Message.
recallEmail01

Je krijgt dan onderstaande melding te zien. Afhankelijk van je keuze roep je enkel de verzonden e-mail terug of vervang je die door een nieuw bericht. Standaard word je ook verwittigd of het herroepen van de e-mail geslaagd is of niet.
recallEmail02Zoals onderstaande aantoont, is succes niet 100% gegarandeerd.

recallEmail03

Advertenties

Filteren op document-ID in SharePoint 2013

In de onderstaande documentenbibliotheek is een document ID beschikbaar. Maar er kan niet op gefilterd worden. Onder “gewijzigd” kan je wel filteren zoals je hieronder kan zien.

DocID01

Als ik de kolommen bekijk van deze bibliotheek, vind ik document-ID niet terug.

DocID02

In de weergave vind ik document-ID dan weer wel terug.
DocID03

De activering van de document-ID is te vinden onder siteinstellingen – beheer van de siteverzameling. Daar vind ik de onderdelen van de siteverzameling.

DocID06DocID05

Je kan werken met document-id als de betreffende service actief is, zoals hieronder is aangegeven.

DocID06

Maar blijkbaar klopt het dat je niet kan filteren op een document-ID. ZO staat het toch beschreven op: http://sharepoint-tutorial.net/post/2011/07/27/sharepoint-template-document-center.aspxDocID08

Niettemin is er toch een eenvoudige oplossing : ik maak een extra kolom en kopieer hierin de waarde van document-ID. Deze kolom (DID) definieer ik als een tekstregel die de waarde van de document-ID bevat.

DocID09

Ik selecteer nu de kolom DID en kies voor “filterkeuzen weergeven”.

DocID12

In eerste instantie zie ik in de selectielijst de waarde (Alles).

DocID13

Maar in deze selectielijst kan ik nu een bepaalde document-ID selecteren om het bijbehorende document te zien in de gefilterde weergave. Strikt genomen gaat het hier niet om het document-ID, maar om een kopie ervan in een tekstlijn. Maar voor de gebruiker maakt dit niet uit gezien er nu wel gefilterd kan worden op de document-ID.

DocID14

Outlook en Word Online

Af en toe krijg je problemen voorgeschoteld, niet alleen op kantoor, maar soms ook op de trein. Dit was een leuke : gesteld dat je beschikt over een PC waar geen Office op is geïnstalleerd, hoe kan je dan Word documenten lezen die via e-mail doorgestuurd  zijn ?

Mijn idee was om gebruik te maken van een Hotmail account. In feite moet ik nu spreken van Outlook, maar mijn e-mailadres eindigt nog steeds op hotmail.com. Het leuke aan Outlook.com is dat dit uitgebreid is met OneDrive. En dat allemaal gratis ! OneDrive geeft je de mogelijkheid om bestanden op te slaan, zonder dat je voor deze schijfruimte moet betalen. Daar komt ook nog bij dat je gratis Word en Excel ter beschikking krijgt. Naast andere webapplicaties zoals PowerPoint en OneNote. Maar dan wel de Online versies : het gaat hier om de zogenaamde webapplicaties die doorgaans minder functies aanbieden dan de gelijknamige applicaties die je lokaal op je PC kan installeren. Hieronder zie je een overzicht van alles wat je te zien krijgt als je in Outlook.com links bovenaan klikt.

WordWebApp00

In Outlook had ik een e-mail met een Word document als bijlage. Onder dit Word document stond vermeld “online weergeven”.

WordWebApp01

ALs ik daarop klik, opent Word Online zich. Hiermee kan je een Word document bekijken en ook aanpassen. Het kost je geen cent. let wel : je hebt in de Word Online niet alle functies die een gewone Word applicatie je wel biedt.

WordWebApp02

Last van een firewall ?

Ik was op zoek naar een mogelijkheid om het blogarchief in SharePoint anders weer te geven. Eén artikel leek me behoorlijk interessant.

vuurmuur01Maar helaas, een filter zorgt ervoor dat het bericht niet voorbij de firewall geraakt.

vuurmuur02

En toch is er een kleine truuk : achter de URL staat er een pijltje naar beneden. Als ik hier kies voor “In cache”…

vuurmuur03

… dan zie ik de webpagina toch ! 🙂

vuurmuur04

snel bestanden migreren van SP2010 naar SP2013

Stel dat je een migratie moet doen van bestanden uit een SharePoint 2010 omgeving naar een SharePoint online site. Er zijn ongetwijfeld tools die dat werk uit je handen nemen. Wie niet beschikt over zo’n tool, kan zich wenden tot Windows Explorer.

Ga naar de betreffende documentenbibliotheek en klik op tabblad “bibliotheek”.

bestandmigratie01

Hier zie je de optie om de bibliotheek te openen met Windows Explorer.

bestandmigratie02

bestandmigratie03

Je kan nu een 2e sessie in Windows Explorer openen. Klik met de rechtermuisknop op het pictogram van Windows Explorer in de taakbalk en selecteer Windows Explorer.

bestandmigratie04

Met die 2 vensters van Windows Explorer kan je nu bestanden van het ene venster naar het andere kopiëren.

bestandmigratie05

Voor bibliotheken met afbeeldingen kan je dat ook. Al staat het pictogram voor “openen met Windows Explorer” hier op een andere plaats.

bestandmigratie06

migratie van kalender van SP2010 naar SharePoint online (1)

De eenvoudigste manier om een kalender te migreren is gebruik te maken van Excel als tussenstap. Ik start op de agenda in SharePoint 2010, kies voor weergave “alle gebeurtenissen” zodat ik nu niet meer een maand- of weekoverzicht krijg maar een lijst van taken. Op het tabblad “Lijst” zie ik “Exporteren naar Excel”.

kalendermigratie001

Dit exporteren bezorgt me een Excel werkblad met de gegevens die in de agenda vermeld staan. Ik kan deze elementen kopiëren. Let wel : je klan niet alle kolommen kopiëren omdat een aantal kolommen extra informatie vermelden in Excel die je in de SharePoint lijst niet ziet (zoals de kolommen “Itemtype” en “pad”). Je kopieert enkel de kolommen die je ook in de SharePointlijst ziet.

kalendermigratie002

Op SharePoint online heb ik eveneens een agenda geopend in de weergave “alle gebeurtrnissen.  Ik kies nu voor “snel bewerken” of voor “deze lijst bewerken”. Daarmee krijg ik een tabelzicht van de agenda op SharePoint online die ik kan bewerken.

kalendermigratie002B

Nu kan ik de gekopieerde agendaitems uit SharePoint 2010 hierin plakken. Hoe groter de lijst, hoe meer tijd dit vraagt, natuurlijk.

kalendermigratie003

Werken met OneDrive

Nu we een nieuw intranet hebben, komen er natuurlijk vragen bij. ZO is er de vraag of het mogelijk is dat er ergens een folder is waar de gebruiker documenten kan beheren en die automatisch gesynchroniseerd wordt met SharePoint.

OneDriveDat lijkt me een ideale opdracht voor OneDrive. Onderstaande video geeft alvast een eerste inzicht in de mogelijkheden.

Video get to know OneDrive for Business

Wie meer behoefte heeft aan tekst, kan alvast hier terecht

http://efficiency365.wordpress.com/2014/04/02/4-methods-of-using-onedrive-for-business-effectively/