SharePoint online – gedaan met tags !

In een vorige versie van SharePoint (2010) had ik graag met Tags leren werken. Jammer genoeg gebruikten we toen de SharePoint site in samenwerking met een ander bedrijf. En die stonden tags niet toe. Nu ik met een SharePoint online site aan de slag kan. had ik graag tags willen gebruiken. Maar het viel me op dat de knop voor tags was uitgegrijsd. Ik krijg ook steevast de melding dat deze functionaliteit niet beschikbaar is. Verkeerde instelling op bibliotheek niveau… Of is er meer aan de hand ?

Tags zijn uitgegrijsd

Tags zijn uitgegrijsd

En dat laatste blijkt nu het geval. Microsoft vond dat de mogelijkheid tot tags te weinig gebruikt werden en heeft deze optie uitgeschakeld. Yammer wordt voorgesteld als opvolger. Maar gezien ik Yammer niet ken, heb ik echt geen idee op welke manier dit tags kan vervangen.

Je kan meer nalezen over tags op http://brainlitter.com/2014/11/10/sharepoint-online-say-buh-bye-to-tags-and-notes/

Overigens zijn er nog meer zaken die verdwijnen, zoals “My Tasks”, de mogelijkheid om al je taken van alle SharePoint sites op een plek te bekijken. Je leest er meer over op deze webpagina : http://absolute-sharepoint.com/2014/09/microsoft-killing-features-office-365-sharepoint-online.html

Advertenties

Uitbreiden van de keuze van site templates bij aanmaken van nieuwe subsite

Het kan voorvallen dat je een beperkte keuze in sitetypes te zien krijgt, als je een nieuwe site wilt aanmaken.

sitetemplate01

Ik krijg nu slechts 2 verschillende sitetypes te zien.

sitetemplate02

Om zeker te zijn dat je SharePoint omgeving echt niet meer site types kan aanbieden, moet je een kijkje nemen in de site acties – site instellingen.Onder de titel “Uiterlijk” vind je pagina indelingen en sitesjablonen.

sitetemplate03

Hieronder zie je dat de sitesjablonen of templates worden beperkt door de beperking in keuze op de bovenliggende site. Je kan dit aanpassen door de keuzeknop of radio button te verzetten naar “voor subsites kunnen alleen de volgende sitesjablonen worden gebruikt”. Een andere optie is op de boven liggende site de keuze uitbreiden.

sitetemplate04

Als we eenmaal de beperking van de boven liggende site hebben overschreven, kunnen we de sitesjablonen van de betreffende subsite uitbreiden. sitetemplate05

Nu ik een blog als sitesjabloon heb toegevoegd, krijg ik al een extra keuze te zien als ik een subsite wil aanmaken. sitetemplate06

herstellen van verwijderde sites en subsites in SP2013

Als je sites terug wil herstellen, moet je niet alleen kijken naar siteinhoud – prullenbak. Maar kijk ook eens op niveau van de siteverzameling. Die vind je onder startpagina – siteinstellingen. 

RestorenSites01

 

Als je de sites niet direct terugvindt, kijk dan eens onder de 2e tab “verwijderd uit prullenbak van eindgebruiker”. 

RestorenSites02

De optie “nieuwe map” is niet beschikbaar ?

Voor een bepaalde documentenbibliotheek zou de optie Nieuwe map moeten beschikbaar zijn.

nieuwemap01

Nochtans is de optie aangevinkt onder bibliotheekinstellingen – geavanceerde instellingen.

nieuwemap02

Dit heeft echter te maken met de instellingen van de weergave in de documentenbibliotheek. Ik moet daarom de weergave aanpassen.

nieuwemap03

Ik wijzig de optie bij weergave mappen

nieuwemap04

En daarna is de optie wel beschikbaar !

nieuwemap05

Google Chrome en SharePoint

Ik heb het al vaker gezegd tegen collega’s : voor SharePoint kan je best Internet Explorer gebruiken. Want het is niet echt een goeie combinatie, Google Chrome en SharePoint. Zeker niet als je documenten wil in- en uitchecken. Maar blijkbaar zijn er nog extensies te vinden die deze problemen (alle problemen ?) oplossen. Je kan die vinden op deze webpagina : https://chrome.google.com/webstore/search/sharepoint

googleSP01

Als je later wil opzoeken welke Google Chrome extensies je hebt, kan je dit doen via de instellingen.

googleSP02

Hier kies je dan voor Extensies

googleSP03

Aanmelden als een andere gebruiker in SP2010 en SP2013

Het kan handig zijn om als een andere gebruiker aan te melden op SharePoint om te testen of alles wel voor iedereen zichtbaar is (of net niet). Op kantoor gebruik ik daarvoor een testprofiel. Maar jammer genoeg is dat in SharePoint 2013 niet meer zo eenvoudig.

In SharePoint 2010 was de optie “aanmelden als andere gebruiker” nog voorhanden in het snelmenu onder mijn gebruikersnaam.

aanmelden01

Jammer genoeg is die optie niet meer aanwezig in SharePoint 2013.

aanmelden02

Gelukkig is het toch nog mogelijk. De oplossing vond ik op deze site : http://www.martijnjuurlink.nl/2014/07/aanmelden-als-een-andere-gebruiker.html

De oplossing bestaat erin om op de URL van je intranet (vb. intranet.onsbedrijf.be) te laten volgen door /_layouts/15/closeConnection.aspx?loginasanotheruser=true

werken met trefwoorden voor afbeeldingen

Stel dat je een afbeeldingenbibliotheek hebt met een hele reeks cartoons (bijvoorbeeld van Dirkjan). Nu zou het handig zijn als ik via een trefwoord snel cartoons kan zoeken die geschikt zijn in een bepaalde context.

afbeeldingen01

 

Via het tabblad “bibliotheek” kijk in de bibliotheekinstellingen na.

afbeeldingen02

afbeeldingen03

 

Onder kolommen staat “trefwoorden”. Indien het er niet had gestaan, had ik de kolom nog kunnen  toevoegen vanuit bestaande sitekolommen.

afbeeldingen04

Ik wijzig de weergave in “alle afbeeldingen”.

afbeeldingen05

Vervolgens selecteer ik (onder tabblad “bibliotheek”) het commando “snel bewerken”. Daarmee kan ik zeer snel trefwoorden en andere gegevens van de afbeeldingen invullen of wijzigen.

afbeeldingen07

 

Als ik zoek op overval, vind ik enkel bestanden die in hun naam het woord “overval” bevatten.

afbeeldingen08

Zoek ik echter op “keywords:overval”, dan vind ik meer bestanden.

afbeeldingen09